„Den beruflichen Alltag leichter bewältigen“ (Beitrag 2)

Tags: Lebensqualität, Gelassenheit, Arbeitsproduktivität

Zusammenfassung:
Leichtigkeit im Alltag bedeutet mehr Arbeitsproduktivität und mehr Lebensqualität. Zügeln Sie Ihre Neigung zum Handeln und fördern Sie Ihren Denkfleiß. Handeln Sie erst, wenn Sie ein klares Konzept für die Handlung haben. Qualität erzeugen, kostet Zeit. Die Qualität muss daher auf die verfügbare Zeit adaptiert werden.

Inhaltsverzeichnis:

1. Leichtigkeit im Alltag. Was ist das?

Leichtigkeit im Alltag bedeutet bei ThinkSimple, die täglichen Aufgaben mit geringem Aufwand zu erledigen. Oder besser gesagt, mit weniger Aufwand als bislang oder mit weniger Aufwand als andere Menschen.

Leichtigkeit im Alltag bringt mehr Gelassenheit mit sich, bringt mehr Lebensqualität, mehr Spaß.

Es ist, als ob Sie mit einem kleinen Polo einen Porsche überholen würden. Diese Leichtigkeit im Alltag wollen wir erreichen. Wir erklären Ihnen hier den Weg dahin.

Leichtigkeit wird auch eigentlich unbewusst verfolgt. Kaum einer treibt den Aufwand bewusst hoch. Und trotzdem wählen wir sehr oft den aufwendigsten Weg. Warum? Absicht? Unwissenheit? Sturheit? Eine Mischung aus allem. ThinkSimple® will hier ansetzen und Ihnen helfen, konsequent den einfachsten Weg zu wählen.

Warum fahren wir mit der Gondel auf den Berg und laufen wir nicht den Berg hoch zu Fuß? Weil es leichter ist. Warum fahren wir mit dem Auto ins Büro und nicht mit dem Fahrrad? Weil es leichter, wärmer, komfortabler ist. Und so weiter.

Leichtigkeit im Alltag bringt mehr Gelassenheit mit sich, bringt mehr Lebensqualität, mehr Spaß.

Das heißt, wir suchen manchmal doch den leichtesten Weg. Sind wir aber dabei konsequent?

Diese Leichtigkeit, d.h. die Wahl des leichteren Weges wird auch mit Faulheit beschrieben. Man sucht aus Faulheit den Weg des geringeren Widerstandes. Es dies schlecht? Es kommt darauf an. Diese Faulheit, hier operative Faulheit genannt, wird später genauer analysiert, daher erläutern wir sie hier nicht weiter. So viel sei gesagt, unsere Arbeitsmethodik bei ThinkSimple macht sich hier eine „Untugend“ wie die Faulheit zunutze.

In diesem und in den weiteren Beiträgen werden wir erklären, wie wir damit diese Leichtigkeit finden. Viel Spaß dabei!

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2. Mittel, um die Leichtigkeit zu erreichen

Die Mittel, die zur Leichtigkeit des Alltags führen, sind in der ThinkSimple® Methode zahlreich. Wir werden uns heute auf drei konzentrieren. Die weiteren werden in späteren Beiträgen entsprechend ausführlich behandelt. Es sei hier auf den Beitrag Nr. 1 Kapitel 3 verwiesen, wo Einflussfaktoren der Arbeitsmethodik aufgelistet sind.

Wir werden hier drei Faktoren oder Mittel behandeln:

  • die Vorabplanung und
  • die adaptive Qualität und
  • die operative Faulheit.

Alle Mittel, Einflussfaktoren oder Eigenschaften, die wir hier beschreiben, sind Mittel zum Zweck. Der Zweck ist die Aufwandsminimierung, die leichte Zielerreichung. Die Mittel sind nur Werkzeuge dazu. Viele Arbeitsmethodiker betonen aus unserer Sicht zu sehr die Verwendung von Regeln, d.h. Mitteln. Dadurch verliert man das Ziel aus den Augen und man konzentriert sich zu sehr auf die Beherrschung der Mittel, der Regeln. Diese sind aber nur Mittel zum Zweck.

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3. Leichtigkeit und Arbeitsproduktivität

Wir haben bislang nur einen Aspekt der Verbesserung der Arbeitsmethodik beleuchtet: die Leichtigkeit. Es gibt jedoch einen weiteren Aspekt, der damit unmittelbar verbunden ist: die Arbeitsproduktivität. Wenn wir eine Aufgabe leichter erledigen, dann brauchen wir meistens weniger Zeit. Wir sind produktiver. Dies bedeutet mehr Umsatz, mehr Geld.

Als Autoingenieur sei mir ein Vergleich aus der Autoindustrie gestattet. Wir befinden uns in einer Phase, in der Fahreffizienz, Verbrauch, Nachhaltigkeit in aller Munde ist. Wenn ich Ihnen zwei Fahrzeuge vorstelle, die gleiche Leistung, gleichen Fahrkomfort etc. haben, würden Sie nicht das verbrauchsgünstigere Fahrzeug nehmen? Sonst hieße es ja, dass Sie das Geld zum Fenster nur aus purer Lust hinausschmeißen. Unwahrscheinlich!

Das heißt, jeder von uns wünscht sich – zugegeben meistens unbewusst - produktiver zu sein, früher fertig zu sein.

Das heißt, die ThinkSimple® Methode ist insoweit interessant, als sie uns hilft, unsere Arbeitsproduktivität zu steigern, d.h. unser Einkommen oder sie erlaubt uns, die gleichen Aufgaben leichter zu bewältigen.

Die ThinkSimple® Methode will erreichen, dass Sie das gleiche Ziel mit geringem Aufwand oder ein besseres Ziel bei gleichem Aufwand erreichen.

Aufwand lässt sich auch in Zeiteinheiten messen. Das heißt, mit unserer hier vorgestellten Methode werden Sie produktiver. Die Arbeitsproduktivität bestimmt in der Industrie indirekt unser Einkommen als Angestellter wie als Unternehmer. Die Arbeitsproduktivität stellt eine Relation zwischen Umsatz und Kosten, d.h. zwischen Ergebnis und Aufwand.

Unsere Methode wird hauptsächlich auf die personenbezogene Arbeit und weniger auf Produktionsprozesse angewandt. Hierfür sind andere Methoden besser. Von den Produktionsprozessen wird jedoch später die Rede sein. Von diesen lässt sich einiges für die personenbezogene Arbeit ableiten.

Das heißt, die ThinkSimple® Methode ist insoweit interessant, als sie uns hilft unsere Arbeitsproduktivität zu erhöhen, d.h. unser Einkommen oder sie erlaubt uns die gleichen Aufgaben leichter zu bewältigen.

Jetzt steigen wir in „medias res“, d.h. wir werden konkreter und zeigen wie die Methode funktioniert.

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4. Vorabplanung

Die Vorabplanung ist die vorgelagerte Planung vor Beginn der feinen Planung, vgl. Bild 1.

Bild 1: Integration der Vorabplanung vor der feinen Planung.
Bild 1: Integration der Vorabplanung vor der feinen Planung.

Wozu dient die Vorabplanung? In dieser Phase wird ein grobes Konzept für die Aufgabe skizziert und u.a. wird der Zeitpunkt für die eigentliche Planung (feine Planung hier genannt) festgelegt.

Der Vorteil der Vorabplanung liegt darin, dass dadurch eine Phase des Brainstormings eingeläutet wird, die sehr kreativ ist. In der Phase des Brainstormings wird das grobe Konzept für die Aufgabe entworfen. Meistens im Kopf, dann in Form von handschriftlichen Notizen zu Papier. Diese Zeit des Brainstormings nutzt jede nicht operative Zeit: bei Fahrten, beim Sport, beim Duschen. Zeiten, die fürs Operative nutzlos wären, werden auf einmal sehr kreativ. Meine besten Geschäftsideen entstehen nicht im Büro, in der operativen Zeit, sondern in den Ruhephasen.

Der Vorteil der Vorabplanung liegt darin, dass dadurch eine Phase des Brainstormings eingeläutet wird, die sehr kreativ ist.

ThinkSimple legt viel Wert auf diese kreativen Phasen. Eins der Ziele der TS-Methode dient ja dazu, diese kreativen Zeiten zu ermöglichen, sie zu maximieren und dafür die operativen Zeiten auf ein Minimum reduzieren. Mehr davon später.

Zwischen der Vorab- und der feinen Planung werden alle notwendigen Daten für die Planung gesammelt, so dass diese pünktlich, effizient und zielgerichtet anfangen kann und nicht vertagt werden muss.

In der Vorabplanung werden im Falle eines Projektes möglicherweise folgende Parameter festgelegt:

  • Zielsetzung des Projektes (der Aufgabe) z.B. Budgetplanung für 2011
  • Umfang und Qualität der Projektes
  • Zuständigkeiten und beteiligte Personen
Bild 2: Brainstorming zwischen Vorabplanung und feiner Planung. Dieses produktive Brainstorming wird erst durch die Vorabplanung aktiviert.
Bild 2: Brainstorming zwischen Vorabplanung und feiner Planung. Dieses produktive Brainstorming wird erst durch die Vorabplanung aktiviert.

Nach der Vorabplanung erfolgen

  • die Sammlung von Informationen,
  • die Kontaktaufnahme mit den Beteiligten,
  • der Projektleiter / in macht sich Gedanken über das Projekt und
  • die Festlegung des Zeitpunktes für die feine Planung.

Was wird damit erreicht?

Beim Kick-off Meeting

  • ist die Agenda des Meeting wesentlich präziser,
  • die nötigen Informationsquellen (Internet, Kollegen, Lieferanten) sind aufgelistet,
  • die nötigen Arbeitsmittel (z.B. Software) sind bekannt und
  • der ungefähre Umfang des Projektes ist ebenfalls bekannt.

Dank der Vorabplanung kann sich der Projektleiter wesentlich früher und mit Ruhe Gedanken machen, wie er/sie das Projekt angehen will. Er nutzt damit die schöpferischen Pausen für dieses Thema. Damit werden zwei Phasen voneinander getrennt: kreative Tätigkeit und Ausführungstätigkeit. In der kreativen Phase wird das Konzept skizziert, teilweise im Kopf, teilweise zu Papier. Es werden Notizen, Anregungen, Zitate, etc. ungeordnet zusammengetragen und abgelegt. Es werden Leute gefragt, im Internet recherchiert. Es ist eine schöpferische Phase: man konzipiert das Projekt, das Vorhaben. Dafür ist jedoch eine grobe Zielrichtung notwendig, die sich aus der Vorabplanung ableitet.

Dank der Vorabplanung wird die feine Planung zielgerichteter und kürzer gehalten. Man spart Zeit und man verbessert die Qualität.

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5. Die adaptive Qualität

Die Qualität definiert die Güte der Arbeit und damit entscheidet sie, in wie weit ein Produkt absatzfähig ist.

Qualität ist jedoch nicht absolut. Nicht jedes Produkt muss die höchste Qualität aufweisen. Auch nicht Projekte. Qualität ist relativ u.a. zum Ziel, zum Preis, zu den Umständen, zu der verfügbaren Zeit. Daher der Begriff adaptive Qualität.

Bild 3: Die Qualität muss auf die verfügbare Zeit adaptiert werden.
Bild 3: Die Qualität muss auf die verfügbare Zeit adaptiert werden.

Die Qualität muss auf das Ziel hin, auf die verfügbare Zeit hin optimiert werden. Dieses Spannungsfeld Qualität – Zeit lässt sich teilweise mit Hilfe der Vorabplanung lösen, vgl. Bild 3.

Adaptive Qualität bedeutet, dass die verfügbare Zeit ausschlaggebend ist. Könnte auch umgekehrt sein. Belassen wir es aber hier dabei: Priorität 1 bei der Zeit (bei Produkten wären u.a. Zeit und Preis maßgebliche Faktoren). Wenn die Zeit Vorrang hat, dann muss die Qualität einer Arbeit auf die verfügbare Zeit adaptiert werden und dies von Anfang an.

Was haben Sie von einer in Auftrag gegebenen Projektstudie, wenn Sie das Ergebnis nach dem Freigabetermin erhalten haben. Die Projektstudie war sogar perfekt (in der Qualität). Nur zu spät und damit nutzlos.

Bei der Festlegung eines Projektes sollen zwei gegensätzliche Faktoren festgelegt werden: Abgabetermin und Mindestqualität. Der Termin wird tatsächlich meistens abgestimmt. Die Qualität selten. Warum? Erleben Sie nicht womöglich beim Abgabetermin, dass die Qualität nicht stimmt? Warum nicht vorher das Thema angehen und die Mindest- bzw. Höchstqualität festlegen?

Die Qualität muss auf das Ziel hin, auf die verfügbare Zeit hin optimiert werden.

Die Qualität lässt sich anhand von Referenzprojekten, von Grobkonzepten, etc. festlegen.

Gehen wir davon aus, die Zeit und die Qualität sind mit dem Auftraggeber vereinbart worden. Was nun? Dann fangen wir mit dem Projekt an. In Bild 3 sind zwei verschiedene Kurven aufgezeichnet. Eine Kurve in Grün (ThinkSimple), eine in Rot (Standard). Der Unterschied? Der Gradient ist der Unterschied.

Die Kurve in Grün zeigt den Verlauf desjenigen, der von Anfang an weiß, was er will. Warum? Vorabplanung.

Vor Beginn des Projektes liegen dem Auftragnehmer in Grün alle Daten auf dem Tisch, das Konzept ist klar, die Richtung auch. Es wird lediglich das Konzept umgesetzt. Es handelt sich im Wesentlichen um eine operative Tätigkeit. Die Planung erfolgte vorher, dank der Vorabplanung (siehe Punkt 4 in diesem Beitrag).

Ganz anders bei der roten Kurve. Die Planungsphase wird in die operative Phase hinein geschoben. Folge: man kann nicht durchstarten. Es fehlt das Konzept. Dieses muss erst erarbeitet werden. Die operative Phase, die Umsetzung, erfolgt recht spät, daher flacher Kurve, langsamer Anstieg.

Die Ergebnisse beider Linien sind dramatisch: in 20% der Zeit erreicht die Kurve in Grün 80% der Leistung. Die rote Kurve braucht dafür 50% der Zeit. Reichen 80% der Leistung? Meistens. Hieße dies, dass wir in 20% der Zeit unsere Projekte zu Ende führen können? Ja, wenn wir genau wissen, was wir wollen und tun dies konsequent. Was bedeutet dies für uns hier?

Ein Beispiel: Mit der Projektstudie „Rentabilität“ verfolgen wir ein Ziel: wir wollen die Antwort auf eine Frage: z.B. rentiert sich die Investition in das neue Produkt?

Die Projektstudie dient einzig und allein dazu, am Tag x eine Entscheidungshilfe in Form einer Rentabilitätsanalyse in der Hand zu haben. Wenn der Projektleiter das Projekt so steuert, dass eben auf diese Frage bzw. Antwort hin gearbeitet wird, dann entsteht die grüne Kurve von Bild 3. Alles, was mit der Frage der Rentabilität nichts zu tun hat, wird außen vor gelassen.

Jahrelang habe ich im Engineering gearbeitet. Wir haben mit unseren Studien Konstruktions- und Entwicklungsleiter der Automobil- und Zulieferindustrie unterstützt. Wir sind beauftragt worden, Simulationsrechnungen für die Bauteile durchzuführen und Konstruktionsänderungen und –optimierungen vorzuschlagen.

Die Berechnungen und die entsprechenden Berichte wurden auf diese Fragestellung hin aufgestellt. Wir haben meistens die Termine und Budgets eingehalten. Warum? Dank der strikten Arbeit nach dem Zielprinzip und der Vorabplanung. Mehr in späteren Beiträgen.

Wie viel Qualität braucht Ihre Aufgabe, Ihr Produkt, Ihr Projekt? Das müssen Sie mit Ihren Kunden, mit Ihren Mitarbeitern abstimmen. Hohe Qualität bedeutet höhere Preise als niedrigere Qualität. Qualität ist ein notwendiges Merkmal eines Produktes, einer Leistung.

Ich möchte jedoch hier keine Diskussion über Sinn und Zweck der Qualität anzetteln. Dafür sind andere Foren zuständig.

Heute haben wir uns auf das Spannungsfeld Qualität – Zeit beschränkt. Das Thema Qualität wird uns in weiteren Beiträgen mehrfach begleiten, da sie die Arbeitsmethodik und die –produktivität maßgeblich beeinflusst.

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6. Operative Faulheit

Die Faulheit lässt sich folgendermaßen unterteilen: Denkfaulheit und Handlungsfaulheit. Wenn von Faulheit die Rede ist, ist meistens die Handlungsfaulheit gemeint. So z.B.: der tut ja nichts, der ist faul.

Die Handlungsfaulheit, operative Faulheit, erkennt man am Nichtstun. Die andere, die Denkfaulheit, sieht man ja zunächst einmal nicht.

Wie heißt es so schön: „Wer es nicht im Kopf hat, muss es in den Beinen haben“. Wir wiederholen den Satz und bemerken die tiefe Wahrheit dahinter nicht. Warum?

Wir möchten dieses Fehlverhalten erläutern, auch wenn es in Deutschland weniger verbreitet ist als in anderen Ländern.

Pflegen Sie die Handlungsfaulheit. Damit zwingen Sie sich, denkfleißig zu sein. Dies ist viel besser als umgekehrt.

Handeln bedeutet einem Vorgang eine Richtung zu geben. Welche Richtung? Welche Richtung ist richtig? Anders gesagt, welche Richtung ist die bessere? Warum soll ich einem Vorgang eine Richtung geben, wenn ich mir noch nicht sicher bin, welche die bessere ist? Im Klartext: Handeln folgt dem Denken und nicht umgekehrt. Alles andere ist Hektik und diese führt bekannt zu nichts.

Wie lautet die Lösung? Tun Sie nichts ohne Konzept. Handeln Sie erst, wenn Sie wissen was Sie wollen, wie Sie es wollen und wann Sie es wollen. Alles andere ist Hektik, Schaumschlägerei, Zeitverlust, Beschäftigungstherapie.

ThinkSimple setzt gerade hier an. Die Verbesserung der Arbeitsproduktivität bedeutet keine Hektik, keine Beschäftigung, kein Sackgassen-Besuchen. Nur vorwärts in die richtige Richtung.

Bild 4: Kombinationsmöglichkeiten aus Handlung und Intelligenz.
Bild 4: Kombinationsmöglichkeiten aus Handlung und Intelligenz.

Welche ist die richtige Richtung? Diese finden Sie –wie immer- durch scharfes Denken, sich Informieren, Planen.

„Tun Sie nicht viel. Tun Sie einfach das Richtige“.

Im Bild 4 haben wir einige Gegensätze und deren Folgen graphisch dargestellt. Was sind die Aussagen?

  • Dumm und handlungsfleißig ist gefährlich: es wird nur Hektik produziert.
  • Intelligent und handlungsfaul (und denkfleißig): das ist das Optimum für ThinkSimple.

Das Prinzip bei ThinkSimple: tu wenig, aber alles richtig! Dies ist Arbeitsproduktivität. Pflegen Sie die operative Faulheit! Fragen Sie sich immer und jedem Prozess, lässt sich hier nicht etwas einfacher machen?

Sind wir noch im Zeitalter, in dem für einen Erwerb einer Flugkarte zum Reisebüro fährt? Nein: Heute geht alles online, alles mobil. Zeitersparnis? Beträchtlich. Diese Denkart empfehlen wir Ihnen. Optimieren. Optimieren aus purer Faulheit. Zum Optimieren gehört das Denken. Daher: Denkfleißig und handlungsfaul.

Das Thema operative Faulheit wird uns noch eine Weile in anderen Beiträgen begleiten. Daher möchten wir es heute hier bewenden lassen.

„Denkfleißig und handlungsfaul“.

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