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„Die multidimensionale Arbeit“ (Beitrag 4)
Tags: Terminierung, Qualifizierung, Emotionalisierung
Zusammenfassung:
Arbeit ist die profitable Bewältigung von umsatzrelevanten Aufgaben unter Wahrung einer kundengerechten Qualität. Die Arbeit braucht übersicht, Vollständigkeit und Bündelung der Aufgaben. Diese Aufgaben wiederum brauchen eine klare Ausrichtung auf einen Fertigstellungstermin gepaart mit einer festgelegten Qualität. Damit wird die Arbeit multidimensional. Nur durch die Emotionalisierung wird die Arbeit auch menschlich. Nur dadurch macht sie Spaß; nur dadurch wird sie kreativ, schöpferisch.
Inhaltsverzeichnis:
1. Die multidimensionale Arbeit
Bevor wir uns mit den Eigenschaften der Arbeit befassen, wollen wir den Begriff Arbeit präzisieren.
Die Arbeit als sozialwissenschaftlich-philosophische Kategorie erfasst alle Prozesse der bewussten schöpferischen Auseinandersetzung des Menschen mit der Natur und der Gesellschaft.
Arbeitende Menschen führen immer konkrete Tätigkeiten aus und leisten damit in der Regel zweckmäßige, zielgerichtete „konkrete Arbeit“. Diese Definition beleuchtet mehr den Aspekt der Erwerbstätigkeit, in dem der Arbeit eine Zweckmäßigkeit zugeführt wird.
Der Begriff der Arbeit hat bei ThinkSimple einen rein ökonomischen Hintergrund, da wir uns hier mit der Arbeitsproduktivität befassen.
Definition: Arbeit ist die profitable Bewältigung von umsatzrelevanten Aufgaben unter Wahrung einer kundengerechten Qualität.
Diese ausschließlich produktionsorientierte Beschreibung des Begriffes Arbeit stößt sicherlich auf. Und trotzdem. Wir stellen die produktive Dimension der Arbeit in den Vordergrund. Im Sprachgebrauch von ThinkSimple wird eine Tätigkeit, die die oben genannten Kriterien der Arbeit nicht erfüllt, Beschäftigung genannt.
Wenn wir die obige Definition bis zur letzten Konsequenz analysieren, bedeutet, dass nur derjenige arbeitet, der einer umsatzrelevanten Tätigkeit nachgeht und dies unter Wahrung der vorgegebenen Zeit und unter Einhaltung einer Mindestqualität. Das heißt, eine Tätigkeit wird nur dann Arbeit genannt, wenn diese nutzbringend ist, wenn also der Nutzen die Kosten übersteigt.
„Arbeit ist die profitable Bewältigung von umsatzrelevanten Aufgaben unter Wahrung einer kundengerechten Qualität“.
Diese Definition soll den Weg zu einem Verständnis von Arbeit bahnen und einen Sinneswandel in der Gesellschaft einleiten.
Vor diesem Hintergrund ist das Streben von ThinkSimple, jede Tätigkeit in Arbeit und nicht in Beschäftigung zu verwandeln.
Hierfür haben wir die Arbeit multidimensional gemacht, d.h. wir beleuchten diverse Aspekte der Arbeitsgestaltung und –organisation, um diese dann einfacher und schneller zu machen.
Was sind hier Dimensionen der Arbeit? Es sind wesentliche Aspekte einer Tätigkeit, um diese dann in Arbeit zu verwandeln.
Diese Dimensionen werden in den nächsten Punkten ausführlich behandelt. Hier seien sie nur aufgezählt:
- Aufzählung der Aufgaben, d.h. Erstellung einer Liste mit den anstehenden Aufgaben und deren sequentielle Abarbeitung
- Bündelung der Aufgaben, d.h. Parallelisierung und Zusammenführung der Aufgaben
- Priorisierung der Aufgaben, d.h. Unterscheidung zwischen dringenden, wichtigen und zeitunkritischen Aufgaben
- Terminierung der Aufgaben, d.h. einen Endtermin für die Fertigstellung einer Aufgabe festlegen
- Qualifizierung der Aufgaben, d.h. eine Minimalqualität für die Aufgabe vereinbaren
- Emotionalisierung der Aufgaben, d.h. Anwendung der emotionalen Intelligenz
2. Die erste Dimension: Aufzählung der Aufgaben
Aufzählung der Aufgaben heißt, eine vollständige Liste mit den anstehenden Aufgaben zu erstellen. Diese ist eine der „Basics“ im Selbstmanagement.
Die erste Frage, die sich hier auftut, lautet: Reicht das?
Wenn es nur darum geht, zu wissen, was noch ansteht, ist eine vollständige Liste sicher ein Anfang. Ist aber die Liste vollständig? Und die Priorisierung? Nur „First in, First out?“
Die zweite Frage lautet: Wie wird diese Liste erstellt?
Die dritte Frage lautet, welche Liste erstellen wir? Eine Tagesliste? Eine Wochenliste? Und ist diese terminiert?
Nach so vielen Fragen, wollen wir auch einige Antworten liefern.
„Wir empfehlen Ihnen eine Tageliste zu führen. Diese kann elektronisch oder auf Papier sein. Wie sie am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt“.
Diese Definition soll den Weg zu einem Verständnis von Arbeit bahnen und einen Sinneswandel in der Gesellschaft einleiten.
Eine Tages-, Woche- und Monatsliste ist absolut notwendig, um zu wissen, was noch zu erledigen ist. Ansonsten verlassen wir uns nur auf das Gedächtnis bzw. wir werden von Anderen getrieben, die uns immer daran erinnern, was wir noch nicht erledigt haben.
Sie wollen aber selbst der Treibende sein und nicht der Getriebene. Ergo: Liste muss sein!
Welche Inhalte kommen auf die Liste? Dies ist eine Frage der persönlichen Arbeitsgestaltung.
Für den Anfang empfehlen wir Ihnen eine Tageliste, elektronisch oder auf Papier. Wie es am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt. Ich selbst führe eine papierne Liste, die ich dann in die Wiedervorlagemappe hineinlegen kann.
Manche Aufgaben stelle ich in den Terminkalender in Outlook, wenn diese zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden sollen und eine große Relevanz haben z.B. Telefonate oder erwartete Rückrufe.
E-mails beantworten gehören zu den täglichen Aufgaben. Diese sind komplementär zur Tagesliste sowie die Briefe bzw. die herangetragenen Aufgaben durch die Sekretärin, den Assistenten, die Mitarbeiter oder vom Vorgesetzten.
Diese Tagesliste ermöglicht morgens eine übersicht über die anstehenden Aufgaben. Am Abend sehen Sie, was Sie tagsüber erledigt haben. Die noch nicht erledigten Aufgaben werden dann neu terminiert. Beim Briefing mit der Assistentin morgens können Sie die Listen abgleichen.
Die erste Frage lautete: Reicht eine solche Liste aus? Die Antwort heißt: Nein. Wir werden bei der Behandlung der zweiten und dritten Dimension diese Frage in Detail beantworten.
Die zweite Frage lautete: Wie wird die Liste erstellt? Die Art und Weise wie die Liste erstellt wird, entscheidet über den Sinn und Zweck der Liste. Wenn die Liste nicht alle, wenigstens die wichtigsten Aufgaben enthält, ist sie sinnlos. Noch schlimmer: Durch die Liste wiegen Sie sich in Sicherheit und „de facto“ vergessen Sie die Hälfte!
Wie stellen wir sicher, dass die Tages- und Wochenlisten vollständig sind? Durch folgende Maßnahmen:
- Blick in den Kalender (Outlook) mit den anstehenden Terminen, Telefonaten, Besprechungen etc.
- Übertragung von unerledigten Aufgaben auf die nächstmöglichen Termine.
- Erstellung von Notizen in den kreativen Pausen: auf dem Weg ins Büro, auf dem Weg nach Hause, in Arbeitspausen, in Meetings.
- Eine Aufgabe auf der Liste soll mit Fertigstellungsdatum und mit einem Verantwortlichen versehen werden.
Wenn Sie sich Notizen über anstehende Aufgaben machen, dann empfehlen wir, diese beim Schreiben zu sortieren: nach Mitarbeitern und nach Themen. Dies erleichtert eine spätere Zuordnung wie z.B. für Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten.
Wir haben uns in dieser ersten Dimension der Arbeit einzig und allein mit der Führung einer Tages- und Wochenliste befasst. Wir haben noch keine Priorisierung und keine Bündelung der Aufgaben vorgenommen.
„Die erste Dimension der Arbeit ist die Aufstellung einer Aufgabenliste und deren sequentielle Abarbeitung“.
In diesem Beitrag fokussieren wir erst einmal nur auf die Vollständigkeit. In Späteren Beiträgen werden wir erst darauf eingehen können, wie Sie den Tag in Zeiteinheiten aufteilen können und Ihnen auch Ideen geben, wie Sie Ihre Aufgabe effizient erledigen können. Diese Punkte sind relevant, denn wenn wir die Arbeit nur auf diese eine Dimension reduzieren würden, d.h. Abarbeitung von Aufgaben gemäß einer linearen, nicht priorisierten und gebündelten Liste, dann wären am Ende des Tages noch ganz wichtige Aufgaben zu erledigen oder würden wir doppelte Arbeit leisten. Alles überflüssig, wenn die Arbeit als mehrdimensional ausgeübt wird.
3. Die zweite Dimension: Bündelung der Aufgaben
Wir gehen davon aus, dass wir – gemäß der 1. Dimension – eine vollständige, nicht priorisierte Tages- bzw. Wochenliste erstellt haben.
Arbeitseffizienz stellt sich u. a. dann ein, wenn mehrere Aufgaben gebündelt werden.
Wir nennen diese Aufgabenbündelung „Lotto spielen“. Lotto spielen, weil Sie, um zu gewinnen, mehrere richtige (Zahlen) haben müssen. übertragen wir diese Analogie: Versuchen Sie mit einer einzigen Handlung mehrere Ziele gleichzeitig zu verfolgen. Z.B. in einem Telefonat: Sie rufen jemanden an, um mehrere Sachverhalte zu klären. Dafür schreiben Sie vor dem Telefonat auf einen Zettel alle Punkte auf, die Sie im Telefonat geklärt haben wollten. Am Ende des Telefonates kann sich unter Umständen empfehlen, ein Protokoll zu schreiben und dieses dann dem Gesprächspartner zu mailen bzw. auch andere in CC zu setzen. Auch das Thema Telefonate werden wir in einem späteren Beitrag beleuchten.
Verbunden mit der Bündelung ist die Aufgabenparallelisierung. Diese ist nur deswegen möglich, weil Sie im Rahmen der ersten Dimension der Arbeit, alle anstehenden Aufgaben aufgelistet haben. Wenn Sie genauer auf Ihre Liste schauen, stellen Sie fest, dass einige der Aufgaben parallelisiert werden können. Dies ist u.a. möglich, weil in vielen Aufgaben Wartezeiten (Totzeiten) entstehen. Diese Wartezeiten können Sie dann für andere Aufgaben nutzen. Diese Wartezeiten können Minuten, Stunden, Tage oder Wochen dauern.
In unserem Beitrag Nr. 2 zur Vorabplanung sind wir auf das Thema Aufgabenplanung eingegangen: „Was, wie, wann will ich was machen“.
Diese Bündelung und Parallelisierung der Tätigkeit erfordert mehrere Aufgaben gleichzeitig „im Kopf“ zu haben. Man muss wissen, wie weit bin ich mit dem Thema x gekommen, wo waren wir stehen geblieben? Etc. Nur wenn Sie in der Lage sind, mehrere Vorgänge im Kopf zu behalten, werden Sie richtig effizient sein und mit Ihrer Arbeit gut vorankommen.
Aus meiner beruflichen Erfahrung kann ich sagen, dass die Parallelisierung eine „condition sine qua non“ für ein effizientes Arbeiten und für ein berufliches Fortkommen ist. Führungskräfte müssen dieses „Lotto spielen“ sehr gut beherrschen.
„Arbeitseffizienz stellt sich u. a. dann ein, wenn mehrere Aufgaben gebündelt werden“.
Ich geben Ihnen im Folgenden einige Beispiele. Damit will ich Sie für das Thema sensibilisieren und zugleich aufzeigen, dass es anders geht. Effiziente Menschen agieren anders, sonst wären sie nicht effizient.
Ich mache mir einen Sport daraus, zu sehen, wie Leute bestimmte Standardaufgaben lösen. Eine davon ist z.B. das Tanken an der Tankstelle. Für mich persönlich ist das Tanken reiner Zeitverlust, weil ich eigentlich Autofahren will. Daher bin ich bestrebt, diesen Vorgang so kurz wie möglich zu halten. Es hat mich daher interessiert, wie sich Menschen an der Tankstelle verhalten. Schon vor Jahren habe ich angefangen, die Leute an der Tankstelle zu beobachten. Dabei habe ich versucht, die Effizienz des Tankens mit der Qualität des Autos in Verbindung zu bringen. Das Ergebnis ist verblüffend: wer umständlich tankt, fährt zumeist ein schlechtes Auto. Wer pragmatisch vorgeht, fährt meistens ein gescheites Auto. Warum? Ganz einfach: wer umständlich tankt, arbeitet (meistens) umständlich, wer umständlich arbeitet, verdient weniger und kann sich nur ein schlechtes bis mittelmäßiges Auto kaufen.
Die These ist gewagt und sie geht trotzdem auf! Die Beobachtung habe ich in Deutschland über Jahre hinweg gemacht.
Wie habe ich beurteilt, ob jemand effizient tankt oder nicht? In der Parallelisierung. Wer umständlich tankt, hält z.B. den Rüssel die ganze Zeit (verkrampft) an der Hand als ob dies nötig wäre. Oder schaut erst gar nicht, wo eine Zapfsäule frei ist z.B. indem man von der anderen Seite anfährt etc. Seien Sie selbst neugierig: Studieren Sie andere Leute (und sich selbst)!
Ein weiteres Phänomen sind für mich die Wartezeiten, z.B. beim Boarding in den Flughäfen. Ich stelle fest, wie viele Leute da an der Warteschlange „herumstehen“. Warten muss man, sicher. Die Frage lautet aber: Kann ich währenddessen etwas anders tun? Herumstehen ist mir ehrlich gesagt zu wenig. Lässt sich in der Zeit nicht wenigstens die Zeitung lesen? Eine Besprechung vorbereiten? Sich Notizen für spätere Besprechungen machen?
Man sagt, Engländer lieben Warteschlangen. Und wir? Ich meide sie. Sie sind für mich Zeitverlust. Suchen Sie nach Alternativen zur Warteschlange?
„Effiziente Menschen agieren anders, sonst wären sie nicht effizient“.
Eine einfache Frage an Sie: Stehen Sie morgens vor dem Hotelschalter Schlange, um die übernachtung zu bezahlen? Wenn ja, warum? Es muss nicht sein! Wie? Sie zahlen am Vorabend. Handeln Sie antizyklisch!
Am Vorabend z.B. bei der Ankunft im Hotel tragen Sie sich ein und bezahlen Sie direkt. Der Hoteleigentümer ist froh darüber, weil der Gast schon bezahlt hat und Sie müssen morgens darauf nicht anstehen oder womöglich warten, bis die Rezeption besetzt ist.
4. Die dritte Dimension: Priorisierung der Aufgaben
Die Priorisierung der Aufgaben ist die 3. Dimension der Arbeit. Sie entspricht der 3. physikalischen Dimension: Der Höhe. Die Höhe verschafft Ihnen die übersicht über die Ebene. Ähnlich verhält es sich mit der Arbeit. Die Priorisierung, d.h. die Klassifikation der Aufgaben nach bestimmten, von Ihnen festgelegten Kriterien, verschafft Ihnen den nötigen überblick über den Tag, über die Woche, über den Monat.
Nur wenn Sie das Wichtigste für den Moment tun, kommen Sie voran.
„Besser langsam, aber das Richtige tun, als schnell das Falsche tun“.
Wir empfehlen Ihnen eine Gliederung der Aufgaben nach folgenden Kriterien:
- dringend
- wichtig
- kreatives
- zeitunkritisch
In den Bildern 4-2 und 4-3 sind zwei Beispiele einer Aufgabenplanung: Eine korrekte und eine inkorrekte.
„Weisen Sie jede Aufgabe einer Gruppe zu: Dringend, Wichtig, Kreativ und Zeitunkritisch“.
Die korrekte Planung führt dazu, dass die wichtigsten und dringenden Aufgaben ohne Zeitnot erfüllt werden. Der Arbeitszeit kann beendet werden, ohne dass relevante Aufgaben unerledigt bleiben. Die kreativen Tätigkeiten werden während der Spaßphase erledigt. Die dringenden und die wichtigen Aufgaben während der Pflichtphase. Die zeitunkritischen Aufgaben können auf den nächsten Tag verschoben werden, ohne dass dadurch ein Schaden entsteht. So kommen Sie auch wieder früher nachhause oder Sie können Dies ermöglicht weitere berufliche Termine wahrnehmen, ohne den Eindruck zu haben, etwas unerledigt zurück zu lassen.
Dank der Priorisierung ist es auch möglich, bewusst etwas unerledigt im Büro zurück zu lassen. Es kann teilweise überwindung bedeuten, unerledigte Aufgaben im Büro zurück zu lassen. Gerade für „Workaholics“ ist dies eine gute, gar notwendige übung. Diese übung ist nur mit zeitunkritischen bzw. kreativen Aufgaben möglich, nicht aber mit dringenden und wichtigen Aufgaben. Auch auf das Thema „Workaholics“ werden wir in einem späteren Beitrag zurückkommen. Gerade für diese Menschen wurde die ThinkSimple® Methode entwickelt.
Die inkorrekte Planung im Bild 4-3 – hier ein Extrembeispiel – führt dazu, dass der Arbeitstag verlängert werden muss, damit die dringenden Aufgaben am Ende doch noch erledigt werden. In diesem Fall würde sicherlich die Führungskraft meinen, dass er mehr „arbeitet“ als andere, weil er länger im Büro „arbeitet“.
Sicherlich hat diese Führungskraft mehr „erledigt“ als die andere vom Bild 4-2: Nämlich alle Aufgaben. Wie hoch war der Preis? Was passiert, wenn im Rahmen der Erledigung der dringenden Aufgaben die Zuarbeit eines Mitarbeiters notwendig ist? Dieser ist wohl nicht mehr da! Dies treibt den eigenen Aufwand in die Höhe oder macht die Erledigung der dringenden Aufgabe gar unmöglich. Ergebnis: länger im Büro geblieben und Aufgabe trotzdem nicht erledigt. Gratulation! Dies ist das Gegenteil von ThinkSimple: „Viel Lärm um nichts“. Darunter leidet unsere Arbeitswelt: Großer Aufwand, kleines Ergebnis!
Fazit: Weisen Sie jede Aufgabe einer Gruppe zu: Dringend, Wichtig, Kreativ und Zeitunkritisch.
5. Die vierte Dimension: Terminierung der Aufgaben
Im Beitrag Nr. 2 sind wir im Kapitel „adaptive Qualität“ auf das Spannungsfeld zwischen Zeit und Qualität eingegangen. Dabei ging es um die Zeitspanne d.h. um den zeitlichen Aufwand für die Bearbeitung einer Aufgab. Heute geht um den Zeitpunkt für die Fertigstellung, d.h. auf die Terminierung.
Die meisten Aufgaben lassen sich terminieren. Besser gesagt: Sie müssen terminiert werden, d.h. sie müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein. Ansonsten leisten diese Aufgaben nicht den erwünschten Beitrag.
Der Fertigstellungstermin sowie die Minimalqualität sind die wichtigsten Komponenten einer Aufgabe.
Es geht nicht darum, dass die Aufgabe irgendwann fertig ist, sondern dass sie fertig ist, wenn sie gebraucht wird.
Was nutzen uns die perfektesten Quartalszahlen, wenn diese bis zur Besprechung mit der Geschäftsführung nicht fertig sind? Was nutzt mir eine gemütliche Fahrt durch die Landschaft, wenn ich dann mit Verspätung zum Kundentermin komme?
Es geht nicht nur darum, dass wir das Richtige richtig machen, sondern dass wir bis zum „richtigen“ Zeitpunkt fertig sind. Eine Aufgabe besteht also aus:
- Inhalt
- Qualitätsprofil
- Fertigstellungstermin
Die beste Methode den Fertigstellungstermin einzuhalten, ist ein Countdown, d.h. eine Rückwärtsrechnung zu machen, vom Fertigstellungstermin ausgehend zu planen.
„Der Fertigstellungstermin sowie die Minimalqualität sind die wichtigsten Komponenten einer Aufgabe“.
Warum betonen wir den Fertigstellungstermin so stark? Wir wollen damit der Tendenz mancher Führungskräfte, „zeitentkoppelt“ zu leben, entgegentreten.
„Zeitentkoppelt“ bedeutet hier, die menschliche Eigenschaft, der Zeit zu wenig Bedeutung beizumessen.
„Zeitentkoppelte“ Menschen neigen dazu, Termine jeglicher Art nicht einzuhalten. Für sie sind Inhalt und Qualität einer Aufgabe wichtiger als der Fertigstellungstermin. Sie haben kaum Gespür für die Zeit. Sie kommen häufig oder fast immer zu spät.
„Zeitentkoppelte“ Menschen geraten in Stress oder gar in Panik wenn etwas doch zu einem bestimmten, für sie knappen Zeithorizont fertig gestellt werden muss.
„Solange wir denken, dass Langsamkeit gleich Qualität bedeutet, werden mit unserer Arbeitsproduktivität nicht weiter kommen!“
Die „zeitliche Kopplung“ ist einer der wichtigsten Komponenten einer guten Arbeitsmethodik. Durch die zeitliche Dimension der Arbeit gelangen wir zur Leistung. Es ist sicherlich keine „Leistung“, in 100 Sekunden 100 m zu laufen. Dies sieht jeder ein. Warum dann nicht dies auch auf die tägliche Arbeit übertragen? Warum soll hier der Begriff Leistung nicht mehr greifen?
In vielen Sportarten entscheidet der Faktor Zeit über Sieg oder Niederlage. Warum nicht in der Arbeit?
Vor einigen Jahren las ich in einer Zeitschrift folgende Begebenheit. Ein Geschäftsführers in Deutschland gab zwei Mitarbeitern die gleiche Aufgabe, mit der Bitte, diese zu bearbeiten. Einer war nach 8 Stunden fertig, der Andere erst nach 12 Stunden. Die Langsamkeit des zweiten Mitarbeiters wurde dadurch belohnt, dass er 4 überstunden bezahlt bekam. Miserables Geschäft fürs Unternehmen! Der zweite Mitarbeiter braucht länger und er wird noch – ob seiner Langsamkeit – belohnt!
In Deutschland gilt (meistens), wer langsam arbeitet, arbeitet besser. Oder?
ThinkSimple möchte mit dieser „Chimäre“ aufräumen. Solange wir denken, dass Langsamkeit gleich Qualität bedeutet, werden mit unserer Arbeitsproduktivität nicht weiter kommen!
Sobald Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe anfangen, sollten Sie an den Fertigstellungstermin denken. Manche machen dies intuitiv, bei Anderen muss man da nachhelfen.
6. Die fünfte Dimension: Qualifizierung der Aufgaben
Auf der ersten Seite dieses Beitrags (siehe oben) haben wir die Arbeit definiert als die profitable Bewältigung von umsatzrelevanten Aufgaben unter Wahrung einer kundengerechten Qualität.
Die Qualität ist eine wesentliche Säule unseres Alltags. Wie viele Produkte lassen sich im Markt nicht verkaufen, weil sie nicht gut genug sind? Die Qualität schwingt immer mit, wenn es um die Beurteilung eines Produktes, eines Projektes, einer Aufgabe, geht. Ist sie präsent in unserer eigenen Arbeit?
Die „adaptive Qualität“ (vgl. Beitrag Nr. 2) haben wir bereits in einem früheren Beitrag beschrieben.
Qualität lässt sich nicht so einfach festlegen wie die Zeit. Wie beschreibt man die Qualität? In der Produktion geht das anhand der prozentualen Anzahl von fehlerhaften Teilen. Und in Projekten? In Berichten?
Nach meinem Dafürhalten haben wir gerade im vorigen Jahrhundert ein stärkeres Bewusstsein für die Qualität entwickelt. Und hier insbesondere für die Produktion. In unserem Jahrhundert sind viele Normen für die Qualitätssicherung von Softwareprogrammen entstanden. Die Automobilindustrie spielt hier eine führende Rolle.
Man hat diese Qualitätssicherungsmaßnahmen auf Entwicklungsprojekte erweitert. „Traceability“, d.h. Rückverfolgungsmöglichkeit für Ergebnisse ist eine wichtige Komponente für die Qualitätsprüfung und –sicherung.
Erfassen diese Qualitätssicherungsmaßnahmen all Ihr Tun?
Ein Negativ-Beispiel von vielen: Zuweilen habe ich aus dem firmeninternen Verkehr von meinen Kunden E-Mails erhalten, die den Namen nicht verdienen. Abgesehen von orthographischen Fehlern war der Text verworren, der Inhalt nicht nachvollziehbar. Ist dies Qualität? Brauchen wir auch hier Qualität?
Welche Qualitätsstandards haben Sie in Ihrem Unternehmen, in Ihrer Abteilung festgelegt?
Wir wollen in diesen Beiträgen auf die Prozesse aufmerksam machen, die keiner Qualitätsrichtlinie unterliegen bzw. wo verständlicherweise die Qualitätsrichtlinie nicht jedes Detail erfasst. Auch da, wo Kreativität erforderlich.
Mir fällt eine Anekdote von einem Künstler - einem Gemäldemaler - ein. Er meinte, ein Gemälde ist nie fertig. Man muss es irgendwann stehen lassen. Man könnte sonst weiter und weiter machen.
Ich denke mir, dass das auch für unsere täglichen Aufgaben gilt. Oder können Sie sonst behaupten, dass Sie einen Vortrag zu 100zentig fertig haben? Oder einen Report: Haben Sie ihn zu 100% zu Ende verfasst? Man muss den Report irgendwann für fertig erklären.
Dem Thema Qualität werden wir weitere Beiträge widmen. Daher möchten wir hier das Kapitel abschließen.
7. Die sechste Dimension: Emotionalisierung der Aufgaben
Was meinen wir mit Emotionalisierung der Aufgaben: Begeisterung, Selbstmotivation, Selbstbeherrschung.
Ohne diese sechste Dimension der Arbeit lässt sich keine Aufgabe profitabel bewältigen, keine Entscheidung umsetzen.
Erst dank der Emotionalisierung kann die Arbeit Spaß machen. Erst dadurch können wir die Termine, die Qualität einhalten. Erst dadurch ist die Arbeit ein Teil unseres Lebens. Versuchen Sie nicht nur aus Pflichtgefühlen gegenüber Kunden und gegenüber Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Wir alle müssen Aufgaben erledigen, die uns weniger Spaß machen. Kombinieren Sie diese jedoch mit anderen, die Ihnen eine Freude bereiten. Dadurch halten Sie Ihren guten Humor, Ihren Spaß an der Arbeit aufrecht.
Sie können zwischendurch mit einem Freund, mit einem Lieferanten telefonieren. Damit aktivieren Sie Ihre positive Einstellung zur Arbeit. Damit können Sie Ihre positive Emotion an Ihre Mitarbeit weitergeben.
Wenn Sie es nicht schaffen, dass Ihre Mitarbeiter mit „Emotion“ – mit Herz – an die Arbeit gehen, werden Sie viele Ressourcen vergeuden und auf die Dauer die Mitarbeiter in die innere Kündigung treiben.
Warum haben wir in Deutschland nur 13% Mit-Arbeiter, d.h. 13% Mit-Denkende? Und der Rest? 69% Befehlsempfänger und 18% „Gegenarbeiter“. Diese Zahlen stammen vom Manager Magazin. Ähnliche Zahlen habe ich später in anderen Quellen gelesen.
Dies zeigt, wie schlecht wir Unternehmer und Führungskräfte mit unseren Angestellten umgehen! Wir haben nicht geschafft, aus dem Unternehmen eine geschlossene Mannschaft zu machen. Der Mehrheit der Angestellten fehlt die Identifikation mit dem Unternehmen.
Sie brauchen Begeisterung und Selbstmotivation, um die täglichen Aufgaben frist- und qualitätsgerecht zu Ende zu führen. Nur was uns Spaß macht, machen gut und schnell.
Fazit: Nur eine multidimensionale Arbeit ist erfolgreich und effizient. Weil diese vielseitig optimiert worden ist. Es handelt sich um eine ganzheitliche Betrachtungsweise des Begriffes Arbeit.
